Implementación de metodologías de gestión de proyectos en Marketing

Si realizamos una rápida búsqueda en Internet sobre metodologías de gestión encontramos cientos de artículos relacionados con esta temática, incluyendo metodologías por sectores como pueden ser la construcción, el software, el desarrollo de producto, etc. Pero, ¿qué hay de los proyectos de marketing?

Algo tan fundamental y crítico para una empresa como es el marketing digital, que proporciona visibilidad y un amplio porcentaje de las ventas de una compañía, picotea sobre las metodologías de gestión de proyectos existentes, intentando encontrar la eficiencia y la rentabilidad.

La metodología y los procesos establecidos son el eje sobre el que trabajamos en cada proyecto. Por eso es tan importante encontrar el camino adecuado y ser constantes.

Tipos de metodologías de gestión de proyectos

Según las necesidades de cada sector o empresa, existen diferentes metodologías de gestión de proyecto, aunque en este post nos centraremos en las más extendidas dentro del Marketing:

1. Gestión predictiva o tradicional (PMP)

Las metodologías predictivas son aquellas que dan más valor a los procesos, teniendo como pilares fundamentales la estabilidad del entorno y la planificación detallada. Sus elementos esenciales son: la inicialización, la planificación, la ejecución, la monitorización o control y el cierre.

Esta metodología consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial, con dependencia entre una tarea y otra, hasta conseguir los objetivos del proyecto o la fase.

La planificación del proyecto se hace de principio a fin, ya sea del proyecto completo o de las diferentes fases del mismo. La participación del cliente se reduce a medida que avanza el proyecto, teniendo una gran importancia en fases muy iniciales.

2. Metodologías ágiles (Scrum, kanban, Extreme Programming,…)

En nuestro sector, se ha adoptado el término Agile Marketing para hablar de las técnicas de repetición, colaboración y autoorganización que tienen como punto de partida el cliente.

Estos sistemas son los idóneos para aquellos proyectos que son cambiantes durante su ciclo de vida: la agilidad nos permite rectificar y cambiar las prioridades y requerimientos según los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto, al mismo tiempo que mejora la experiencia de cliente al estar en contacto constante e involucrado en el proyecto.

La idea de los sistemas ágiles es orientar productivamente la necesidad de innovación constante centrada en el cliente basándose en la planificación y la optimización de los recursos.

Esta metodología es la que está cogiendo mayor fuerza en el ámbito de Marketing debido a la necesidad de una rápida entrega de resultados. La implementación de sistemas de gestión ágiles nos permite innovar constantemente, mejorar la experiencia de cliente y estar “siempre conectados”. Si logramos que en la cultura de empresa exista la agilidad en la planificación obtendremos una flexibilidad que nos ayudará a anticiparnos a los cambios necesarios antes de que el cliente vea el resultado ‘final’.

Las metodologías más extendidas dentro de la gestión de proyectos ágiles son:

2.1. Scrum:

La clave de Scrum es ordenar la pila del backlog según la prioridad de las diferentes tareas, cada persona del equipo es responsable de una y al cierre del sprint (periodo de tiempo previamente acordado) ha de estar finalizada.

Está indicado para proyectos que requieren de resultados en poco tiempo y en los que la productividad, innovación y competitividad juegan un papel determinante. También es importante en casos en los que se necesita de una capacidad de reacción ante la competencia o cuando es importante detectar fallos que ralentizan el proyecto.

2.2. Kanban:

Este es un sistema que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir un proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas. Para lograr el éxito de este método es necesario que todos los miembros del equipo sean conscientes de la necesidad de estar abiertos a cambios que supongan mejoras del sistema y, por tanto, del resultado.

Este sistema requiere una visualización del proceso, por lo que se ordena con paneles y tarjetas que definen cada tarea, fase del proyecto y resultado. Un principio básico del método Kanban es comenzar y finalizar una tarea antes de empezar con otra.

Aquí abajo mostramos cómo se organizaría visualmente un proyecto Kanban con un ejemplo real de nuestra herramienta de gestión de proyectos:

2.3. Extreme Programming:

El Extreme Programming es uno de los procesos ágiles más reconocidos para el desarrollo de software que muchas veces puede estar relacionado con acciones o campañas de Marketing.

Al igual que el resto de metodologías de este tipo, este modelo pone énfasis en la flexibilidad y no tanto en la previsibilidad. De este modo, los cambios sobre la marcha son normales e inevitables.

Sus valores son los siguientes:

• Simplicidad en el diseño para agilizar el desarrollo y facilitar el mantenimiento.
• Comunicación entre todas las partes implicadas en el proyecto (incluido el cliente).
• Retroalimentación ya que al estar el cliente integrado en el proyecto, su opinión sobre el estado del proyecto se conoce en tiempo real.
• Coraje o valentía en la toma de decisiones que supongan un avance hacia el fin del proyecto.
• Respeto en todas direcciones.

3. Prince2

Esta metodología es muy utilizada en la gestión de proyectos IT. Al igual que la gestión de proyectos tradicional, Prince2 está dividida en procesos pero su orientación se basa en la consecución de resultados concretos del producto que en la planificación de actividades.

Esta metodología se rige por siete principios:

• Justificación comercial continua: se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el proyecto, se identifica, se aprueba y se mantiene durante todo el tiempo que requiere el proyecto.
• Aprender de la experiencia, tanto del proyecto actual como de anteriores que nos sirvan.
• Roles y responsabilidades definidos.
• Gestión por fases: planificación, supervisión y control en cada fase del proyecto.
• Gestión por excepción: cada fase funciona de manera autónoma a no ser que alguna pauta necesite ser controlada en un nivel superior.
• Orientación a productos.
• Adaptación.

4. Cadena Crítica:

La cadena crítica o el CCPM (Critical Chain Project Management) es un método de gestión de proyectos aplicado a la planificación. A diferencia de otros, es relativamente reciente ya que fue publicado en 1997 por Eliyahu M. Goldratt en su libro “Critical Chain”.

Este sistema pone el foco en los recursos de los que se dispone para la ejecución de tareas. Se basa en la identificación de obstáculos y la jerarquización de tareas dentro de la cadena.

Sus fuertes son:

• Entrega en plazo.
• Ahorro de recursos.
• Minimización del riesgo.

Como ves, dependiendo de la tipología del proyecto de marketing necesitarás de una metodología u otra, incluso la adaptación o combinación de ellas. ¿Has implementado alguna de las vistas en este post en tu empresa?, ¿cuál es tu valoración?