Todo lo que necesitas saber sobre las cuentas personales o “Person account” de Salesforce

Contar con una estrategia de email marketing efectiva afecta directamente a los objetivos de negocios de las empresas. Para ello, tener una base de datos optimizada a la hora de plantear acciones nos permite mejorar el rendimiento de los envíos e interacciones con el usuario, así como la productividad de los equipos. La personalización es además, un factor clave, así como otros aspectos como la trazabilidad y seguimiento a través del funnel de ventas.

Estos factores no se pueden perder de vista a la hora de mejorar la customer experience, pero adicionalmente varían según el modelo de empresa y los datos que necesitamos recopilar para plantear estrategias personalizadas según sean B2B o B2C.

Dentro de Salesforce, las cuentas se usan generalmente para almacenar información relacionada con una empresa, pero, ¿qué pasa si sus clientes son individuos? A continuación te lo contamos todo sobre qué son las cuentas personales de Salesforce y cómo configurarlas para sacarles el máximo partido.

Cuentas personales: qué son y cómo configurarlas

Por defecto, Salesforce está preparado para un enfoque B2B, esto quiere decir que cualquier lead que entre en el sistema será considerado siempre, hablando de objetos, como una cuenta y un contacto: las cuentas son las empresas con las que se negocia y los contactos las personas que forman parte de dichas compañías. Estas corresponden a las cuentas de negocios de Salesforce.

Pero, ¿Qué pasa si tenemos un negocio B2C y necesitamos guardar a ese contacto o lead como un cliente ‘individual’? En este sentido, las cuentas personales, también conocidas dentro del universo Salesforce como «Person account», guardan la información sobre los usuarios individuales a través de una combinación entre los campos de cuenta y de contacto en un registro. Es decir, almacenan datos que se aplican a personas individuales en lugar de a empresas, como el nombre y los apellidos, lo cual está enfocado a modelos de empresas más orientados a business-to-consumers.

Siempre se puede usar un objeto personalizado para almacenar la información de nuestros clientes; sin embargo, no tiene mucho sentido ya que la mayoría de las funciones estándar de cuenta y contacto también están disponibles para las person account. Un ejemplo muy básico de esto sería que también se pueden seleccionar cuentas personales también en campos de búsqueda estándar para cuenta u objetos de contacto.

Cómo activar las Person Accounts en Salesforce

A continuación te contamos cómo activar las cuentas personales de Salesforce para los leads y las cuentas de negocio:

Convertir un lead en una Cuenta Personal

Convertir a ciertos clientes potenciales en cuentas personales es muy sencillo. Primero, habilitando las Cuentas Personales en tu organización y segundo, organizando el tipo de registro y el diseño de la Cuenta Persona, los leads con un campo Compañía estándar en blanco se convertirán automáticamente en cuentas personales, mientras que los leads con un valor en el campo Compañía Estándar se convertirán en Cuentas comerciales como siempre. Lo mejor es que, para garantizar que este proceso de Salesforce sea lo más fácil posible para el usuario, tendrás que separar los leads que se convertirán en cuentas personales y los leads que se convertirán en cuentas comerciales con diferentes tipos de registros y diseños de página. Una vez que se haya hecho esto, podrás marcar la Compañía en el diseño del cliente potencial según sea necesario y ocultar el campo Compañía del diseño del cliente potencial asociado al tipo de registro de cliente potencial para convertirlo en una person account.

3 pasos para cambiar la configuración de cuentas de negocio a personales

Pues sí, las cuentas de negocios también se pueden convertir fácilmente en cuentas personales. ¿Y en qué casos? Pues en todos aquellos en los que te hayas dado cuenta de que algunas de las cuentas comerciales que tienes en tu organización deberían ser cuentas personales. Llevar a cabo esta migración es muy fácil:

1. Para convertir estas cuentas en unas de tipo individual, solo habrá que hacer unos ajustes en la configuración de uso compartido de toda la organización para que los contactos estén controlados por los padres. Nos referimos a que estén controlados por la cuenta relacionada, asegurándonos de que todos los perfiles con permiso de lectura de cuenta también tienen permiso de lectura de contacto. En el caso de que aún no tengas ningún tipo de registro de cuenta en tu organización, deberás crear uno ya que, si vas a usar tanto cuentas de negocios como cuentas personales, tendrás que usar este primer tipo de registro para Cuentas comerciales.
2. El siguiente paso para cambiar las cuentas de negocio a personales, es registrar un caso en el portal de atención al cliente de Salesforce pidiéndoles que activen estas cuentas personales. Recomendamos hacerlo con suficiente tiempo de antelación puesto que es un proceso largo hasta que te lo aprueban.
3. Y por último, y antes de comenzar este paso, hacer una copia de seguridad de datos de cuenta y contacto, para poder revertir el proceso en el caso de haber cometido algún error. Una vez hecho esto, habrá que asegurarse de que todas las cuentas que se quieren convertir en person account tengan un contacto ya que si no los tienen, habrá que crear un contacto para cada una de ellas. En el caso de tener cuentas con más de un contacto, habrá que crear una cuenta para cada contacto adicional de una cuenta y relacionar cada contacto con la cuenta correcta.

Una vez hechos estos pasos, ya se podrá actualizar en masa el tipo de registro de cuenta al tipo de registro de cuenta personal. Hay que tener en cuenta que el campo Nombre de la cuenta desaparecerá una vez que se actualice el tipo de registro de la cuenta, así que asegúrate de no haber dejado ninguna información relevante allí. Además, si no le has dado acceso a ningún perfil al tipo de registro de person account, recuerda hacerlo también.