Qué es Scrum y cómo funciona esta metodología de trabajo

Scrum es una metodología que se utiliza dentro de equipos que manejan proyectos de alta incertidumbre. Se trata de un marco de trabajo por el cual las personas pueden abordar problemas complejos adaptativos, a la vez que entregar productos del máximo valor posible productiva y creativamente. Scrum es liviano y fácil de entender pero, a la vez, difícil de dominar del todo. Este framework favorece el time to market y la entrega rápida de MVP (mínimos productos viables).

¿Cuál es el origen de Scrum?

En el año 2001, en Salt Lake City, un grupo de desarrolladores capitaneados por el ingeniero de software Kent Beck se reunieron para compartir sus frustraciones sobre las metodologías de entrega de software y la gestión de proyectos que existían hasta entonces (PMI, CMMI o SPICE). De este encuentro nació el Manifiesto Ágil, que resume sus intenciones en los siguientes 4 valores:

• Valorar a los individuos y su interacción por encima de los procesos y herramientas.
• Valorar el software que funciona por encima de la documentación exhaustiva.
• Valorar la colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual
• Valorar la respuesta al cambio por encima del seguimiento de un plan.

Los 12 principios del Manifiesto Ágil

Además de los 4 valores mencionados anteriormente, los firmantes del Manifiesto Ágil desglosaron 12 principios que se derivan de ellos y que son igualmente importantes:

1. La mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software con valor.
2. Aceptar que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
3. La entrega de un software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible.
4. Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajan juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.
5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.
7. El software funcionando es la medida principal de progreso.
8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.
9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
10. La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
12. A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

Los 5 valores Scrum

La metodología Ágil Scrum van de la mano ofrece una guía clara a los equipos de desarrollo a la hora de afrontar un nuevo proyecto. En este sentido, hay una serie de valores que se asocian a la metodología de trabajo Scrum y que vale la pena tener en consideración:

• Coraje. Tener la valentía para hacer lo correcto y resolver problemas complejos.
• Foco. La organización del trabajo en sprints da certidumbre y permite centrar los esfuerzos en objetivos alcanzables.
• Compromiso. Para que el framework Scrum funcione necesita el compromiso de todos los miembros involucrados.
• Sinceridad. El equipo Scrum debe de ser transparente en cuanto al trabajo y los obstáculos que encuentra en el camino.
• Respeto. Tratarse de forma adecuada entre compañeros y valorar las ideas y esfuerzos de cada uno es imprescindible.

¿En qué se basa la metodología Scrum?

Al estar enmarcada dentro de las metodologías agile, Scrum se basa en aspectos como:

• La flexibilidad en la adopción de cambios y nuevos requisitos durante un proyecto complejo.
• El factor humano.
• La colaboración e interacción con el cliente.
• El desarrollo iteractivo como forma de asegurar buenos resultados.

Los pilares o características del framework Scrum más importantes son tres:

1. Transparencia. Con la metodología Scrum, todos los implicados tienen conocimiento de qué ocurre en el proyecto y cómo ocurre. Esto hace que haya un entendimiento “común” del proyecto, una visión global.
2. Inspección. Los miembros del equipo Scrum frecuentemente inspeccionan el progreso para detectar posibles problemas. La inspección no es un examen diario, sino una forma de saber que el trabajo fluye y que el equipo funciona de manera auto-organizada.
3. Adaptación. Cuando hay algo que cambiar, el equipo se ajusta para conseguir el objetivo del sprint. Esta es la clave para conseguir el éxito en proyectos complejos, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos y en donde la adaptación, la innovación, la complejidad y flexibilidad son fundamentales.

Los roles en el equipo Scrum

Si seguimos los valores y principios Scrum, el equipo tiene como foco entregar valor y ofrecer resultados de calidad que permitan cumplir los objetivos de negocio del cliente.

Para ello, los equipos de Scrum son auto-organizados y multifuncionales. Es decir, cada uno es responsable de unas tareas determinadas y de terminarlas en los tiempos acordados. Esto garantiza la entrega de valor del equipo completo, sin necesidad de ayuda o la supervisión minuciosa de otros miembros de la organización.

A continuación desglosamos los 3 roles más importantes en un equipo de trabajo Scrum.

Product owner

Es el responsable de maximizar el valor del trabajo, queviene de la mano de una buena gestión del Product Backlog, el cual explicaremos más adelante.

El Product Owner es el único perfil que habla constantemente con el cliente, lo que le obliga a tener muchos conocimientos sobre el negocio.

Para finalizar, un equipo Scrum debe tener solo un Product Owner y este puede ser parte del equipo de desarrollo.

Scrum Master

Es el responsable de que las técnicas Scrum sean comprendidas y aplicadas en la organización. Es el manager de Scrum, un líder que se encarga de eliminar impedimentos o inconvenientes que tenga el equipo dentro de un sprint (que ya revisaremos en detalle más adelante), aplicando las mejores técnicas para fortalecer el equipo de marketing digital.

Dentro de la organización, el Scrum Master tiene la labor de ayudar en la adopción del framework en todos los equipos.

Equipo de desarrollo

Son los encargados de llevar a cabo las tareas priorizadas por el Product Owner. Es un equipo multifuncional y auto-organizado. Son los únicos que estiman las tareas del product backlog, sin dejarse influenciar por nadie.

Los equipos de desarrollo no tienen sub-equipos o especialistas. La finalidad de esto es transmitir la responsabilidad compartida si no se llegan a realizar todas las tareas de un sprint.

Los eventos del equipo Scrum

Esta tabla refleja las diferentes ceremonias Scrum y su cantidad de horas según se avanza en semanas de trabajo. El desarrollo iterativo se realiza en un sprint que contiene los siguientes eventos Scrum: Sprint Planning, Daily Meeting, Sprint Review, Sprint Retrospective y Grooming.

Antes de profundizar en los diferentes eventos, es importante definir qué es un sprint en Scrum. El sprint es el corazón de esta metodología, el contenedor de los demás hitos del proceso. Todo lo que ocurre en una iteración para entregar valor está dentro de un sprint. La duración máxima es de un mes, el tiempo se determina en base al nivel de comunicación que el cliente quiere tener con el equipo. Los sprints largos pueden hacer que se pierda feedback valioso del cliente y poner en peligro el proyecto.

Sprint Planning

En esta reunión todo el equipo Scrum define qué tareas se van a abordar y cuál será el objetivo del sprint. La primera reunión que se hace en el sprint puede llegar a tener una duración de 8 horas para sprints de un mes.

El equipo se hace las siguientes preguntas:

• ¿Qué se va a hacer en el sprint? En base a ello, se eligen tareas del Product Backlog.
• ¿Cómo se hace?El equipo de desarrollo define las tareas necesarias para completar cada ítem elegido del Product Backlog.

La definición de qué se va a hacer implica que el equipo tenga un objetivo y se encuentre comprometido con la entrega de valor que se hará al cliente al final del sprint. A esto se le llama Sprint Goal.

El resultado de esta reunión es el Sprint Goal y un Sprint Backlog (que revisaremos más adelante).

Daily Meeting

Es una reunión diaria dentro del sprint que tiene como máximo 15 minutos de duración. En ella deben participar, sí o sí, el equipo de desarrollo y el Scrum Master. El Product Owner no tiene la necesidad de estar presente.

En esta reunión diaria el equipo de desarrollo hace las siguientes 3 preguntas:

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué voy a hacer hoy?
• ¿Tengo algún impedimento que necesito que me solucionen?

Una Daily Scrum es el lugar más oportuno para poder inspeccionar el trabajo y poder adaptarse en caso de que haya cambio de tareas dentro de un sprint.

Sprint Review

La review del valor que vamos a entregar al cliente se hace en esta reunión, al final de cada sprint. Su duración es de 4 horas para sprints de un mes y es la única reunión de Scrum a la que puede asistir el cliente.

En esta reunión el Product Owner presenta lo desarrollado al cliente y el equipo de desarrollo muestra su funcionamiento. El cliente valida los cambios realizados y además brinda feedback sobre nuevas tareas que el Product Owner tendrá que agregar al Product Backlog.

Sprint Retrospective

La retrospectiva es el último evento de Scrum, tiene una duración de 3 horas para sprints de un mes, y es la reunión del equipo en la que se hace una evaluación de cómo se ha implementado el framework Scrum en el último sprint.

Es una gran oportunidad para el equipo Scrum de inspeccionarse a sí mismo, proponiendo mejoras para el siguiente sprint. El resultado es una lista de mejoras que debe aplicar el siguiente día, ya que al finalizar la retrospectiva, inmediatamente comienza un nuevo sprint, que incluye los mismos eventos mencionados anteriormente.

Grooming

El Grooming en Scrum es el tiempo de revisión que se dedica dentro de los equipos durante los sprints para refinar los requerimientos. Es una reunión que no debe ocupar más del 10% del tiempo disponible del sprint. Las tareas de usuario se revisan con un par de sprints de ventaja para que cuando llegue el equipo ya esté todo listo para el desarrollo de la tarea.

Los artefactos Scrum

Los eventos y artefactos de Scrum están definidos para maximizar la transparencia dentro del equipo; es decir, que todos tengan una misma visión de lo que está ocurriendo en el proyecto.

Si te preguntas qué son los artefactos Scrum, a continuación explicamos los 3 clave: Product Backlog, Sprint Backlog e Incremento.

Product Backlog

Básicamente, el Product Backlog es el listado de tareas que engloba todo un proyecto. Cualquier cosa que debamos hacer debe estar en el Product Backlog y con un tiempo estimado por el equipo de desarrollo.

La responsabilidad exclusiva de ordenar el Product Backlog es del Product Owner, que se encuentra en constante comunicación con el cliente para asegurarse de que las prioridades están bien establecidas.

La ordenación también es 100% responsabilidad del Product Owner, por lo que las tareas que están más arriba deben de ser las de mayor prioridad. El equipo de desarrollo elige tareas del Product Backlog en el Sprint Planning para generar tanto el Sprint Backlog como el Sprint Goal.

Sprint Backlog

Es el grupo de tareas del Product Backlog que el equipo de desarrollo elige en el Sprint Planning junto con el plan para poder desarrollarlas. Debe ser conocido por todo el equipo, para asegurarse de que el foco esté en este grupo de tareas.

El Sprint Planning no cambia durante el sprint, solo se permite cambiar el plan para poder desarrollarlas.

Incremento

El Product Increment o incremento de Scrum es el resultado de sumar todos los elementos del Product Backlog completados durante el sprint actual, añadiendo también el valor de todos los sprints anteriores.

La suma de los incrementos se presenta en cada Sprint Review, y se pueden crear varios incrementos de Scrum dentro de un mismo sprint.

Ventajas y desventajas del método Scrum

Una vez sabemos cómo funciona Scrum, hablemos de sus ventajas y desventajas:

Ventajas de la metodología Scrum

• Scrum es muy fácil de aprender: los roles, hitos y artefactos son claros y tienen un objetivo, por lo que es un método muy relacionado con nuestra manera diaria de trabajar.
• El cliente puede comenzar a usar el producto rápidamente.
• Se agiliza el proceso, ya que la entrega de valor es muy frecuente.
• Menor probabilidad de sorpresas o imprevistos, porque el cliente está viendo frecuentemente el proyecto.

Desventajas del método Scrum

• Aunque Scrum sea fácil de aprender, es muy difícil implementarlo. Esto supone una predisposición y un cambio de cultura de la organización que debe ir desde los altos mandos hasta los clientes.
• La necesidad de tener equipos multidisciplinares puede ser un problema, ya que es difícil encontrar personas que sean capaces de hacer todo el trabajo de un equipo.
• El equipo puede tender a realizar el camino más corto para conseguir el objetivo de un sprint, el cual no siempre ofrece resultados de calidad.

En resumen, la metodología Scrum es especialmente útil cuando se trabaja en entornos de alta incertidumbre, en los que la probabilidad de que haya cambios durante el proyecto es alta. Si los requisitos no están claros, si el cliente tiene prisa en sacar un producto al mercado o necesita un MVP, Scrum es el framework perfecto. Este marco nos permite entregar un proyecto en varias partes funcionales e independientes entre sí, a un ritmo rápido y con capacidad de corregir errores en el momento.

En We Are Marketing contamos con un equipo de desarrollo en el que varios miembros están certificados como Scrum Masters. Poseemos el conocimiento y las herramientas necesarias para finalizar proyectos con éxito usando esta metodología de trabajo, y ofrecemos a los clientes visibilidad y control sobre nuestras acciones. Scrum abraza el cambio; si buscas un equipo ágil que tenga clara esta premisa, puedes confiar en We Are Marketing.