Pasos Clave para Planificar Proyectos con Akeneo
- Innovación
- 14.05.2024
Pasos Clave para Planificar Proyectos con Akeneo
Intro
Lleva tu negocio a nuevos límites en organización y eficiencia. Te damos los pasos clave para planificar proyectos con Akeneo en tu comercio electrónico. Todo lo que necesitas saber sobre integrar un PIM a tu negocio y qué esperar en el proceso.
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Qué son PIM & Akeneo
Una solución para la Gestión de la Información del Producto (PIM, por sus siglas en inglés: Product Information Management) es un sistema empresarial que sirve como un eje centralizado para recopilar, almacenar y gestionar la información de tu producto en tu eCommerce. Es también el lugar principal donde crear un catálogo para su posterior distribución a través de tus canales de venta y comercio electrónico.
Una herramienta PIM facilita y agiliza la elaboración y entrega de experiencias de producto atractivas que harán crecer tu negocio. Es una solución de un valor incalculable para las empresas con un amplio catálogo de productos, gamas dinámicas, múltiples fuentes de datos de producto y gran cantidad de proveedores.
Aunque hay muchas opciones en el mercado para PIM y herramientas de organización de productos, Akeneo supone dar un paso más por su amplio conjunto de características y su conectividad.
Gracias a su Web API, Akeneo puede conectarse con otros sistemas ya en uso en tu empresa y que proporcionan información de producto, como un ERP o aplicaciones específicas de determinados clientes. Por no hablar de las múltiples funciones de las que dispone y que facilitan las tareas de enriquecimiento y distribución de la información de producto a tus compradores. Es, sin lugar a duda, uno de los PIM más potentes que existen en la actualidad.
Table of contents:
CAPÍTULO 1
¿Por qué es tan importante la gestión de la información de producto?
Las experiencias de compra difieren en cada canal, pero en todas ellas debe destacarse un denominador común: la calidad de la información del producto. Cuando compran por internet, los consumidores tienen un mayor grado de confianza en las marcas y los vendedores que ofrecen datos completos, precisos y originales y no confían tanto en los productos que no disponen de dicha información.
¿Cuántas veces has abandonado una tienda online porque no tenían suficiente información del producto que buscabas o porque las fotos eran de pésima calidad? ¿Quizás no has podido encontrar un electrodoméstico que encaje con las dimensiones exactas de tu cocina y, después de unos minutos explorando en distintas webs, piensas «lo buscaré en otro sitio»? ¿O tal vez te has sentido decepcionado al abrir un paquete que llevaba semanas en camino para encontrar un producto que no se ajusta a tus expectativas?
La información de producto inadecuada o escasa es una de las causas más comunes de abandono de la cesta de la compra y de las altas tasas de devolución.
Fuente: Google
Y la calidad del catálogo de productos de tu eCommerce afecta a dos áreas importantes del comercio digital:
- La generación de tráfico: capta a los usuarios que realmente tienen la intención de realizar una compra a través de contenidos de valor, y logra una mejor clasificación por parte de los motores de búsqueda.
- La conversión de productos: alcanzar un mayor volumen de ventas a través de información que resuelva todas las dudas de los consumidores con un contenido detallado y atractivo que ayude a impulsar, entusiasmar y animar a la compra.
CAPÍTULO 2
¿A quién se dirige Akeneo PIM?
Cualquier empresa de comercio electrónico que gestione una gran base de datos de productos se beneficia del uso del software PIM. No solo reduce el número de procesos manuales para la gestión de productos e inventarios, sino que elimina casi todos los errores o inexactitudes potenciales cuando se introducen los datos del producto.
Está claro que la repetición constante de tareas puede dar lugar a errores. No solo equivocaciones en los productos, sino también malentendidos en la comunicación con tus compradores. Esto lleva a erratas en aspectos como el tipo de producto, el tamaño y el tiempo de entrega, por nombrar solo algunos. Y, como sabemos, en los tiempos que corren, los retrasos en la logística se vigilan al máximo. Todas estas áreas empiezan a sufrir como consecuencia de no saber qué es un PIM de eCommerce y el impacto positivo general que tiene en los negocios de comercio electrónico.
Independientemente de su tamaño, buscar nuevas y mejores formas de optimizar la comunicación y mejorar los vínculos entre departamentos es otro paso esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Si ya ha alcanzado cierta envergadura, estas mejoras se convierten en obligatorias y no son simplemente algo que estaría bien implementar.
Si tu negocio ya es lo suficientemente grande, añadir un componente PIM se convierte en algo más que una mejora, es esencial para las tiendas online que quieren construir un omnicanal y/o un negocio multiregión.
Si acabas de empezar, benefíciate de la sincronización de procesos y de un crecimiento más rápido implementando un programa PIM para tu tienda. Considera la posibilidad de utilizar un sistema ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) como forma de conectar los departamentos de marketing y ventas con todas las demás áreas responsables de la información de los productos.
CAPÍTULO 3
Ediciones de Akeneo
Akeneo tiene 3 ediciones, una gratuita y dos de pago: Community, Growth y Enterprise. En ese orden, cada edición incluye los beneficios de la anterior, a los que además se añaden un emocionante conjunto de características y capacidades nuevas.
Características principales de cada edición de Akeneo
Las funciones de la edición Community permiten a tu equipo hacer lo siguiente:
- Recopilar datos del producto. Recopilar datos de producto en bruto de cualquier parte – desde archivos CSV/Excel hasta un ERP – y reunirlos en un solo sitio.
- Gestionar catálogos. Estructura y gestiona tu catálogo maestro en una única fuente para toda la información de los productos.
- Enriquecer la información del producto. Crea experiencias de producto usando una serie de recursos digitales como: texto, imagen, vídeo y documentos. Y benefíciate de la gestión fácil de las traducciones de los datos del producto por canal y/o localización.
- Exportar los datos del producto. Comparte sin problemas la información más reciente sobre los productos en todos tus canales para ofrecer experiencias más atractivas a los clientes.
- Información sobre la calidad de los datos. Mide la calidad y la coherencia de los datos del producto y obtén sugerencias de mejora.
- Integración con otros sistemas. Conecta el ecosistema completo a través de la potente WEB API o también aprovecha los conectores y extensiones desarrollados por la comunidad Akeneo que se pueden encontrar fácilmente en Akeneo Marketplace.
- Apoyo de la comunidad. Si tienes preguntas, Akeneo tiene respuestas. Mantente en contacto con toda una comunidad de código abierto mediante el canal de Slack, Stack overflow o Crowding & Badger.
El montaje de la edición gratuita es relativamente fácil (nosotros ofrecemos este servicio), aunque el servidor corre a cargo del cliente.
La edición Growth incluye las mismas funciones de la edición Community y añade:
- Generador de identificadores. Automatiza la creación de identificadores de productos que se alineen con los requisitos de tu negocio.
- Plantillas de familias. Acelera el modelado de catálogos con plantillas industriales predefinidas que incluyen los atributos más relevantes.
- Enriquecimiento y traducción mejorados por IA. Genera y traduce sin esfuerzo contenido de productos utilizando el poder de la IA y mensajes personalizados derivados de sus propios atributos en Akeneo PIM.
- Trabajo simultáneo. Aumenta la colaboración permitiendo que varios miembros del equipo trabajen en el mismo producto al mismo tiempo y evita conflictos y pérdida de datos.
- Enriquecer categorías. Aprovecha las imágenes, el texto y el contenido de SEO para crear presentaciones más impactantes para las líneas de productos.
- Exportaciones a medida. Crea exportaciones personalizadas según los requisitos de los minoristas o distribuidores.
- Importaciones a medida. Carga archivos de datos de productos de cualquier estructura y asígnalos a la estructura dentro de Akeneo PIM.
- Actualizaciones automáticas. Las versiones del código fuente están disponibles automáticamente y se aplican en casos como parches o correcciones importantes.
- Acceso anticipado a las últimas funciones de PIM. Cada vez que Akeneo desarrolla nuevas funciones, estas se ponen a disposición de los usuarios para que puedan conocerlas y ver si se adaptan a sus necesidades.
- Asistencia con respaldo SLA. Los Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA por sus siglas en inglés) definen las normas de asistencia, es decir, una garantía de servicio al cliente. Puede referirse a la calidad, disponibilidad o puntualidad del servicio prestado.
En esta versión, Akeneo ofrece el servicio de hosting con una cuota de suscripción anual.
La edición Enterprise incluye las mismas funciones de la edición Growth y añade:
- Gestión avanzada de permisos. Asegúrate de que los colaboradores solo acceden a los productos y valores que necesitan mejorar.
- Flujos de trabajo de enriquecimiento. Guía a los miembros del equipo a través del proceso de enriquecimiento para optimizar las tareas, mejorar la colaboración y acelerar el tiempo de comercialización.
- Validación del flujo de trabajo. Revisa y aprueba cambios para garantizar que la información del producto sea de alto nivel.
- Control de versiones y publicación. Restaura los productos y las descripciones a una versión anterior y mantén varias versiones de los productos.
- Motor de reglas. Enriquece automáticamente los datos reduciendo los errores y el esfuerzo manual.
- Gestión de recursos digitales. Organiza, enriquece, vincula y transforma los activos multimedia para canales específicos.
- Compartir recursos digitales. Comparte fácilmente archivos multimedia de productos con equipos y canales a través de un enlace.
- Asistente de trabajo en equipo. Ayuda a tu equipo a ver fácilmente de qué productos y atributos son responsables.
- Entidades de referencia: Vincula información con valores fundamentales, directrices de marcas y más a tus productos.
- Información sobre el tiempo de comercialización. Realiza un seguimiento del tiempo que lleva preparar los productos para su lanzamiento e identifica oportunidades para optimizar el enriquecimiento de los datos del producto y lanzarlo al mercado más rápido.
- Análisis de negocio. Analiza cómo el contenido del producto afecta el desempeño de las ventas para comprender cómo perfeccionar las estrategias de enriquecimiento para aumentarlas.
- Inicio de sesión único. Opción de inicio de sesión basada en SAML para organizaciones con muchos usuarios.
- Trabajo con Akeneo Supplier Data Manager y catálogos compartidos. Complementos empresariales que mejoran la colaboración con todas las partes interesadas en el producto, ya sean proveedores, distribuidores, minoristas o equipos internos.
- Asistencia para el Éxito del Proyecto. El equipo de Akeneo proporciona asistencia para lograr el éxito del proyecto.
El modelo de despliegue sigue el modelo SaaS/PaaS, y el apgo se realiza en cuotas anuales.
Para más información, visita la web oficial de Akeneo,done encontrarás un comparativo detallado de las distintas ediciones http://akeneo.com/compare-editions
CAPÍTULO 4
Planificación e implementación del proyecto de integración con Akeneo
Como hemos visto en los últimos años, cada negocio online tiene diferentes necesidades de crecimiento, además de un funcionamiento que le es propio, y no hay un procedimiento estándar que sea válido para todos los comercios. Basándonos en nuestra experiencia en la implantación de sistemas PIM con Akeneo, podemos confirmar que en la mayoría de ellos hay que llevar a cabo los siguientes pasos.
Identificar necesidades y oportunidades
¿Cómo se está haciendo? ¿Qué se está haciendo?
Como primer paso del proyecto necesitas identificar – ya sea por tu cuenta o de la mano de consultores del software Akeneo como nosotros – el proceso actual del producto:
¿Cómo se gestiona y enriquece la información del producto y qué alcance tiene?
¿Cuáles son los sistemas o canales que interactúan, tanto de entrada como de salida? Es importante conocer el punto de partida y cada elemento que está disponible desde el inicio del proyecto.
Elaborar escenarios
Dotados con tanta información necesaria como sea posible, en i4 ayudamos al cliente proponiéndole un esquema en el que encajen todas las piezas relacionadas con la información del producto.
Por ejemplo, hay empresas que tienen ecommerce y ERP, pero no tienen un PIM, muchos de ellos gestionan el catálogo directamente en el eCommerce, a mano o mediante hojas de cálculo. En este caso, se proporciona un ecosistema que integre cada uno de estos tres componentes. De esta forma se aprovechan los recursos ya disponibles, se automatizan las tareas, se reducen los errores humanos y se amortiza el coste de la infraestructura.
Otro ejemplo que se da con frecuencia es el de clientes con múltiples fuentes de información de productos y demasiadas personas dedicando excesivas horas a recopilar toda la información necesaria. El objetivo en este caso no puede ser más claro, tener un catálogo maestro consolidado que se gestione desde el mismo sitio.
Por lo tanto, en este paso es necesario establecer los posibles escenarios y puntos de acción que se necesiten.
Definir el ciclo de vida del producto
Como primer paso para la implementación, se determina el ciclo de vida del producto. En este punto es necesario conocer de dónde viene, quién lo enriquece y el alcance o hasta dónde llega. Aquí se determinan las interacciones básicas esenciales, cada uno de los departamentos implicados, los sistemas existentes, la información de los proveedores, las responsabilidades, etc. Una vez que se ha logrado lo anterior, el ciclo de vida del producto puede ayudar a dictar los siguientes pasos para configurar e implementar el PIM.
La estructura de datos de PIM
En esta fase, el equipo responsable del PIM, guiado en todo momento por los expertos de Akeneo, identifica y construye los elementos que darán forma al catálogo maestro. A continuación, preparará el terreno para recibir la información que dará forma a cualquier producto presente en el momento del análisis. Se suelen identificar los siguientes elementos:
- Canales, como eCommerce, de impresión, etc., en los que se distribuye la información.
- Locales, idiomas y países con información regionalizada.
- Monedas, en consonancia con cada región.
- Categorías, definición de árbol/es de categorías.
- Atributos, se definen todas las características dentro del universo de los productos.
- Opciones de atributos, algunos atributos deben ofrecer una lista de posibles valores.
- Familias, ciertos tipos de productos tienen atributos comunes a los de sus hermanos.
- Variantes de familia, dentro de una familia puede haber productos que, debido a la variación de uno o varios atributos, generan una nueva referencia.
Consolidación del catálogo en el PIM
Una vez que la estructura del PIM está definida de manera clara y Akeneo está preparado de acuerdo con las necesidades del cliente, se debe definir una estrategia para reunir toda la información posible de los productos.
En términos generales, en Akeneo podemos crear productos de tres formas:
- Importaciones masivas: La importación masiva de archivos es especialmente útil cuando hay grandes listados de producto, o cuando el cliente está familiarizado con el uso de archivos para procesar la información.
- API web: Aunque a veces supone un poco más de esfuerzo, el uso de la API web disponible ayuda cuando no se puede procesar un volumen (muy) grande de datos desde la fuente. En estos casos, es necesario desarrollar un programa ETL (extracción, transformación y carga) que requiere más tiempo pero merece mucho la pena.
- Interfaz de usuario: Crear el producto directamente desde la interfaz de usuario es la mejor opción para catálogos muy pequeños. En este caso, consideraríamos empresas que están empezando o que solo tienen unos pocos productos en su inventario.
Integración con otros sistemas
Casi cualquier integración que puedas imaginar es posible a través de la potente y completa API web que Akeneo ofrece de serie. Esto significa que el PIM tiene innumerables posibilidades de integrarse en el ecosistema de tu empresa, sea cual sea la solución empresarial.
Akeneo se ha creado desde un punto de vista centrado en la API, que hace más fácil integrar tu PIM con cualquier sistema que estés usando actualmente o te plantees introducir.
Desde el ecommerce, como la integración de Akeneo Magento o Akeneo Shopware con el ERP, los sistemas de impresión, los portales B2B y mucho más, no importa cuáles sean tus necesidades, puedes estar seguro de que Akeneo PIM encajará perfectamente en tu ecosistema actual y desbloqueará el crecimiento futuro gracias a su amplia red y a las integraciones del PIM hechas a medida.
Durante la fase de análisis es importante identificar las necesidades que pueden surgir o beneficiarse de la integración con otros sistemas de la organización, dejando un camino claro para facilitar estas integraciones en el futuro.
Akeneo ofrece una amplia gama de complementos que pueden conectarse con otras herramientas conocidas en el mercado, por ejemplo, con Magento. Si una conexión con Magento es imprescindible para ti, es muy importante asegurar una conectividad fuerte y consistente y realizar pruebas para su correcto funcionamiento.
Si la integración con otros sistemas se ha realizado mediante un plan de desarrollo personalizado, plataforma o consultora, también se deben realizar pruebas que garanticen el correcto funcionamiento de la integración y asegurar que los resultados son los deseados.
Para más información sobre cómo implementar Akeneo en tu negocio, o aprender más sobre la configuración perfecta del PIM en tu organización, ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario. Estaremos encantados de ponerte en la senda del crecimiento a través de una implementación del PIM bien orquestada.
Autor
Enrique Martínez ha sido el encargado de la implementación de Akeneo PIM y de dar soporte a los clientes de interactiv4 durante 7 años. Es un ingeniero de sistemas especializado en el desarrollo de software con más de dos décadas de experiencia. Su perfil todo terreno le permite desarrollar soluciones complejas desde cero hasta la ingeniería inversa.
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