Flows, automatización de los procesos de negocio y migración desde Process Builder y Workflows

En el combate Process Builder vs. Flow, este último se alza ganador gracias a la automatización de procesos complejos sin tener que escribir una sola línea de código. Esta herramienta se ha convertido ya en la favorita de muchos por todas las ventajas que ofrece. Sin embargo, aquellos que se resisten a probarla no les quedará más remedio que hacerlo a partir de 2023 cuando Process Builder, junto con los tradicionales Workflows, dejarán de actualizarse.

A continuación, te contamos los cambios que se avecinan, por qué y cómo adaptarte a ellos de la mejor manera posible.

¿Qué está pasando con Process Builder y Flow de Salesforce?

Para entender qué está pasando con Process Builder y Flow hay que remontarse a unos años atrás cuando Salesforce, con el objetivo de automatizar tareas y hacernos a todos la vida más fácil, creó los Workflows y, un tiempo después, los mejoró con Process Builder. Esta transición te la contamos ya en nuestro blog en 2018.

Como ya sabrás, Process Builder es una herramienta de Salesforce que permite crear una serie de automatizaciones que se ejecutan cuando ocurre una acción determinada.

Lo que ocurre ahora es que la historia se repite de nuevo. Tras identificar ciertas problemáticas y no cumplir las expectativas de los usuarios, la empresa de CRM americana ha decidido sustituir Process Builder por Flow.
¿Esto quiere decir que Process Builder vaya a desaparecer? En teoría, no. La herramienta seguirá estando activa pero a partir de 2023 no se introducirán nuevas funcionalidades, no se podrán crear nuevos automatismos ni tampoco habrá mejoras de seguridad. Por lo tanto, a efectos prácticos, es como si estuviera desactivada.

Así que comienza la cuenta atrás: todas las compañías que mantienen la construcción de sus automatismos sobre Workflows y Process Builder tienen la misión de pasarlos a Flow antes de 2023.

¿Qué es Salesforce Flow?

Flow es muy parecido a Process Builder pero mejor en prácticamente todo ya que ofrece opciones y configuraciones mucho más interesantes.

Se puede resumir en que es una aplicación que permite automatizar procesos complejos y favorecen la programación declarativa (sin código). Lo que implica, por ejemplo, multiplicar por ocho la velocidad de desarrollo gracias a esta herramienta frente a un desarrollo tradicional sobre Lightning Web Components y Apex. También ayuda a los administradores de Salesforce a completar tareas de forma más eficiente, en menos tiempo y con más precisión.

Process Builder vs. Flow: el combate ya tiene un ganador

Con Flow se pueden crear múltiples flujos de forma sencilla y sustituir, por complejo que fuera, lo que se hacía a través de Workflows o Process Builder. Por lo tanto, no estamos lejos del momento en el que Flow sea la única herramienta que utilizarán los administradores de Salesforce para automatizar todos los procesos.

Cómo hacer la transición de Process Builder a Flow

Para actualizar los automatismos y transitar hacia el modelo Flow, hay dos opciones:

1. Migración automática

Existen herramientas de Salesforce que permiten hacer una migración automática a Flow. Sin embargo, esta opción presenta algunos problemas:

• Las herramientas pueden ser incompatibles con algunos de los automatismos creados en Workflows o Process Builder. Por lo tanto, no funcionará en todos los casos y requerirá igualmente un trabajo manual que debe ser llevado a cabo por alguien experto, tanto en las herramientas antiguas como en las capacidades actuales de Flows.
• Se migran todos los automatismos de un sistema a otro automáticamente sin buscar la eficiencia o sin tener en cuenta los límites propios de ejecución de los Flows, perdiendo la oportunidad de unificar y hacer limpieza. Esto puede perjudicar notablemente el rendimiento de la herramienta.
• Las herramientas de migración están actualmente disponibles como “Beta”, asumiendo el cliente cualquier fallo que pueda producirse debido a la migración.

Por lo tanto, creemos que la herramienta de migración automática no es óptima de cara a la fecha límite de uso de Workflows y Process Builder de 2023.

2. Migración manual

Hacer la transición manual a Flow ofrece interesantes ventajas:

• Reduce la deuda tecnológica: es decir, se puede hacer una limpieza y mejora del código, asegurando que los Flows resultantes de la migración cumplan con las mejores prácticas de Salesforce y se ejecuten dentro de los límites establecidos.
• Mejora el mantenimiento a futuro: todo queda más ordenado y unificado, por lo que será más fácil el mantenimiento de estos automatismos.
• Permite unificar procesos y automatismos: todo queda bajo una misma herramienta lo que optimiza los procesos y el rendimiento.
• Aumenta la eficiencia en la ejecución y mejor rendimiento: los flows creados funcionan mejor y más rápido que aquellos que se generan a través de la herramienta de migración automática.
• Permite la escalabilidad: será un sistema compatible con futuras actualizaciones que pueda hacer Salesforce.

Además, al hacer la migración manual, nos podemos asegurar de que creamos una estrategia de automatismos coherente y centrada en una única plataforma. Es importante centralizarlo ya que, de lo contrario, si utilizamos varias soluciones, podemos encontrarnos con incompatibilidades que impidan que se desencaden los eventos creados.

Ventajas de automatizar tus procesos con nosotros

Si no estás seguro de cómo hacerlo o por dónde empezar tu transición a Flow, en LeadClic podemos ayudarte. Te damos tres razones:

1. Somos formadores de Flow en LeadClic College, donde enseñamos a profesionales que utilizan Salesforce a sacarle el máximo rendimiento a la herramienta. La formación sobre Flows es además uno de los bloques principales de este programa formativo.
2. Ya estamos haciendo proyectos de migración a Flow. Como el tiempo apremia y en 2023 Process Builder y Workflows dejarán de funcionar como lo venía haciendo, muchas empresas están pasando todos sus automatismos a Flow con nuestra ayuda.
3. Somos Partners de Salesforce en España y fans incondicionales de los automatismos, los flows y el estándar de Salesforce.