Cómo hacer un cuadro de mando integral en Excel

Disponer de una herramienta que mida nuestros resultados, sin tener un objetivo en el horizonte, puede llevarnos a un estado de incertidumbre del progreso de la compañía. Para evitar esta situación, en 1992 los economistas norteamericanos Robert Kaplan y David Norton, desarrollaron el primer Cuadro de Mando Integral (CMI).

El CMI es una herramienta de gestión empresarial que mide las actividades de una compañía a partir de la visión y la estrategia a largo plazo de la misma. De este modo, gracias a los indicadores del cuadro de mando integral se proporciona a los gestores empresariales una visión global de la estrategia y evolución de la compañía.

Por tanto, un CMI es una herramienta de cuadro de mando indispensable para la gestión estratégica de tu negocio. Es capaz de medir la evolución de todas las actividades de una empresa digital, además de controlar la evolución de los resultados de los objetivos fijados mediante indicadores de control.

Para plasmar todos estos resultados será necesario saber cómo hacer un cuadro de mando integral en Excel. A través de este tipo de plantillas podemos visualizar los resultados y KPIs de los distintos departamentos que conforman una empresa como marketing, ventas, Recursos Humanos, IT, entre otros.

Crear un cuadro de mando en Excel: los 7 puntos que debes saber

Antes de iniciar la construcción de un CMI es necesario recopilar toda la información a nivel estratégico, que servirá como insumos para la construcción del cuadro de mando logístico en Excel. A la hora de arrancar, también nos ayudará preparar una checklist de las fuentes de información estratégica. Para iniciar nuestro CMI en Excel hemos establecido 7 puntos guía:

1. Board

El Board (o Dashboard)muestra de forma global nuestra visión estratégica a través de cuatro ejes o perspectivas:

• Relación con el cliente: Esta perspectiva identifica y evalúa la opinión y necesidades del cliente, como la satisfacción, la tasa de retorno o la rentabilidad, con el fin de ofrecer una mayor oferta alineada con sus preferencias.

• Finanzas:Esta perspectiva se controla desde los niveles más altos, ya que, está relacionada con las cifras de negocio como ganancias, riesgo, crecimiento en ventas, margen bruto/neto, etc., responde a las necesidades del accionista.
• Procesos Internos:Identifica los objetivos y métricas estratégicas de la organización y la producción. Determina sus propuestas de valor y ventajas competitivas para alinear las actividades y los procesos clave que generan la calidad.
• Aprendizaje y crecimiento:Se refiere a la capacidad de crecimiento y adaptación que puede generar una organización a través del desarrollo de sus recursos humanos.

2.Objetivos estratégicos

En cuanto a cómo hacer un CMI en Excel, definir los objetivos estratégicos desde cada perspectiva es prioritario.

Los objetivos más usuales que analizamos en un cuadro de mando en Excel son los siguientes, según ejes:

• Relación con el cliente: el número total de clientes (participantes y adquisición de nuevos clientes), que se miden a través de indicadores como la cuota de mercado y el porcentaje de ingresos de nuevos clientes; la satisfacción del cliente mediante encuestas, porcentajes de quejas o sugerencias, tiempos de respuesta, etc.; la fidelidad de los clientes mediante indicadores como el índice de frecuencia de compra o el tiempo medio de retención del usuario y, por último, la reducción de plazos de entrega medibles a través del tiempo que inviertan en ello.

• Finanzas: la creación de valor a través de indicadores, la sostenibilidad de ese valor en un tiempo futuro, tasas de crecimiento a nivel individual junto con las del sector a nivel global, la cifra de negocio, la rentabilidad medida con indicadores, los costes, estructura financiera y, por último, la liquidez.
• Procesos Internos: reducción de costes de producción, costes individuales de producción, la mejora de los procesos y el número total de ellos, rendimiento en el proceso, cifra total de defectos y tiempos totales del ciclo, entre otros.
• Aprendizaje y Crecimiento: talento, habilidades, know-how y competencias, que se miden a través de indicadores de selección y formación del personal; el capital de información: creación de valor, construcción de la estrategia, objetivos de tiempo y costes de este proceso; el capital organizativo: liderazgo, cultura y trabajo en equipo.

3. Acciones y Observaciones

En esta sección listamos, a modo de checklist, todas las acciones a realizar para lograr cada objetivo. Para cada acción deberemos asignar todos los recursos implicados y el desglose de tareas de cada acción; así es como se completa un control de mando integral en Excel.

Dentro de las acciones hay que tener en cuenta los factores que influyen directamente sobre su logro. Puede darse el caso que para la consecución de una acción concreta haya que invertir una cantidad económica o que sea necesario alcanzar con éxito una acción previa.

4. Métricas

Esa hoja será la base de todos los datos extraídos de las diferentes herramientas analíticas (Analytics, ERPs, CRMs). Mostrará la evolución de nuestro negocio de forma cuantitativa, comparando los objetivos marcados con los resultados obtenidos. En esta sección dispondremos de los diferentes KPIs y gráficos que nos permitirán conocer en todo momento si nos estamos desviando o no de nuestros objetivos.

5. Target o Público al que nos dirigimos

Sea cual sea tu tipo de CMI, debes establecer el público objetivo concreto al que irá dirigido cada una de las acciones que planifiques. Entorno a ese público, hay fijar de manera adecuada las acciones, teniendo en cuenta una serie de características como sexo, edad, localización geográfica, gustos y preferencias, necesidades y problemas, entre otros.

6. Cronograma

El cronograma de nuestro cuadro de mando representa nuestras acciones en el tiempo. De esa forma identificamos rápidamente las acciones dependientes o hitos a cumplir para el logro de los objetivos generales.

El cronograma, además de identificar los tiempos de ejecución de las actividades, también identifica los recursos implicados en cada actividad.

7. Responsabilidad

Cada acción debe tener asignada una persona responsable que se encargará de conducir y lograr los objetivos marcados. Habitualmente suelen ser los responsables de cada departamento, personas especializadas con un alto grado de compromiso y orientación a resultados.

En conclusión, estos siete puntos te servirán de guía si te preguntas cómo hacer un cuadro de mando integral paso a paso. El objetivo es tener bajo control el rendimiento de las actividades de tu compañía, anotar todas las irregularidades de tus objetivos y estrategias en tu CMI y poder corregirlos a tiempo.