Cómo crear un briefing efectivo en 5 pasos

Un briefing es, traducido a la lengua de Cervantes, un informe o unas instrucciones.En concreto, es un breve documento con información relevante acerca del cliente y su negocio y sirve para poder establecer o focalizar una estrategia de diseño o de marketing. Puede ser escrito en lenguaje formal o informal y no debe ocupar más de 2-3 páginas.

El briefing es de vital importancia en la fase inicial de un proyecto para asegurar su éxito, la falta de este documento puede conducirnos a un bucle infinito de cambios en las especificaciones, diseños y campañas, con el consecuente incremento del gasto.
En muchos casos, solemos proporcionar al cliente una plantilla tipo con diferentes puntos para rellenar, sin embargo, debe ser el director de proyecto quien acompañe al cliente en esta definición. De este modo, se consiguen respuestas más claras y detalladas.

Aquí exponemos los 5 puntos principales a tener en cuenta en la definición de un briefing efectivo:

1. Introducción

En este punto se debe aportar toda la información acerca del cliente y su negocio, es un estado del arte donde debemos exponer, desde el punto de vista del cliente, las siguientes cuestiones:

• ¿Quién soy?
• ¿Cuál es mi visión?
• ¿Qué quiero transmitir a mis clientes?
• ¿Cuáles son mis propuestas de valor?
• ¿Eslogan, equipo, productos?

Es importante recoger todos los aspectos relativos a la comunicación, tanto verbal como visual, de la marca y el modelo de negocio. Si el cliente dispone de material corporativo como logotipo, catálogo, fotos, etc., deberá aportarlo mediante otros medios, a poder ser, por medios compartidos (Dropbox, Drive, etc.).

2. Objetivo y alcance del proyecto

En este punto, tanto el alcance como los objetivos del proyecto, nos proporcionan una estimación del volumen de trabajo a ejecutar.
Los objetivos del proyecto, al igual que el alcance, deben ser claros, realistas y, por supuesto, medibles, incrementar un 5% las ventas de mi tienda online, conseguir 1.000 fans en Facebook, aumentar la tasa de conversión de mi web un 8%, etc.

El alcance de un proyecto es el resultado final de la suma de todas las tareas ejecutadas para la finalización de un proyecto. La definición del alcance se realiza, en conjunto, con el cliente, quien aporta información a través de historias de usuario, requerimientos técnicos o referencias. Debe realizarse de forma clara y unívoca, ya que, la consecución del alcance del proyecto permite la conclusión del mismo.

3. Público objetivo,Target y Buyer Persona

Es el grupo de personas que quieren y/o necesitan nuestros productos o servicios.Identificar al público objetivo es imprescindible para orientar un diseño o una campaña y comunicar, de forma adecuada, tu mensaje. El Perfil demográfico (edad, sexo), el perfil cultural (grupo social, nivel económico) y demás características de tus posibles clientes son datos que, una vez trabajados, aportan información muy valiosa.

4. Referencias y Competencia

¿Quién es mi competencia?, ¿cuáles son y cómo transmite mi competencia sus propuestas de valor? Son datos que nos facilitarán crear un diseño o una campaña diferenciadora. También esimportante hacer referencia a otros portales que, por su diseño o por la forma de comunicar, aportan una fuerte atracción sobre el usuario.

Es primordial entender que no siempre los diseños más bonitos son los que mejor transmiten o los que más convierten. Sin embargo, pueden aportar otra información relevante como el uso de las tipografías o la combinación de diferentes estilos.

5. Obervaciones

En este punto tratamos aquella información que, durante la ejecución del proyecto, puede ser prioritaria, bloqueante o de difícil estimación:

• Si tenemos que comunicarnos con otra agencia para poder ejecutar nuestra campaña.
• Mercados que se deban atacar de forma diferente.
• Integraciones con ERPs, motores de búsqueda y otras plataformas.
• Pasarelas de pago y certificados de seguridad.
• Ciertos requerimientos técnicos.
• Funcionalidades muy personalizadas como podría ser la gestión de cierto tipo de usuarios, etc.

También aportaremos en este punto los contactos de todas las personas y organizaciones involucradas en el proyecto y el rol que tendrán durante la ejecución.Una vez completados estos 5 puntos debemos reunirnos con el equipo que ejecutará el proyecto y establecer la estrategia, tiempos y costes en base a los requerimientos extraídos del documento.

Recuerda que un briefing bien detallado permite a tu organización trabajar más rápido, mejor y de forma más efectiva en el cumplimiento de los objetivos del proyecto.